PERSONVERN OG DIGITAL TRYGGHET.

01 / BEHANDLINGSANSVAR

Hvem behandler opplysningene dine?

Transportsentralen Tromsø SA er behandlingsansvarlig for personopplysningene som brukes til å håndtere henvendelser til virksomheten.

02 / HENVENDELSER

Kontaktskjema, e-post og telefon

Når du kontakter oss, behandler vi opplysningene du selv gir for å kunne besvare forespørselen, vurdere aktuelle tjenester eller følge opp en mulig avtale. Opplysninger brukes ikke til generell e-postmarkedsføring gjennom nettsidens kontaktskjemaer.

Oppdragsforespørsel: Vi ber om ønsket tjeneste, navn eller bedriftsnavn, e-postadresse, eventuelt telefonnummer, oppdragssted og beskrivelse av oppdraget. Dersom en tjeneste eller et utstyr er valgt på forhånd, kan dette også følge med henvendelsen.

Interesse for medlemskap: Vi ber om bedriftsnavn, kontaktperson, e-postadresse, telefonnummer, opplysninger om tjenester og utstyr samt eventuelle tilleggskommentarer.

Formålet med behandlingen er å besvare en forespørsel og eventuelt forberede en avtale, jf. personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav b når dette er relevant. For øvrige henvendelser, medlemsdialog og beskyttelse av tjenesten kan behandlingen bygge på virksomhetens berettigede interesse i å håndtere kontakt og hindre misbruk, jf. artikkel 6 nr. 1 bokstav f. Eventuelle lovpålagte oppbevaringsplikter behandles etter artikkel 6 nr. 1 bokstav c.

SMTP2GO håndterer selve e-postutsendingen fra skjemaene. Avsender og svaradresse er begge post@tstromso.no. Brukerens e-postadresse følger med i meldingsteksten slik at sentralen kan ta kontakt. En vellykket skjemabekreftelse betyr at SMTP2GO har akseptert e-posten for sending, ikke at levering til mottakerens innboks er garantert.

03 / SIKKERHET

Beskyttelse mot misbruk

Kontaktskjemaene beskyttes av serverbasert validering, begrensning av antall innsendinger, skjulte spamfelt og et enkelt kontrollspørsmål (CAPTCHA) som håndteres direkte av nettsidens server. Kontrollspørsmålet er tidsbegrenset og må besvares før e-post kan sendes. Dette reduserer enkel automatisert spam, men er ikke like robust mot avanserte roboter som spesialiserte CAPTCHA-tjenester.

Ved innsending brukes en tilfeldig sesjonsidentifikator, en tidsbegrenset nettleseridentifikator og tekniske opplysninger knyttet til forespørselen. Backend lagrer pseudonymiserte kontrollverdier, tidspunkt, skjematype og sikkerhetsresultat. Selve meldingsteksten, rå IP-adresse og rå e-postadresse lagres ikke i den egne sikkerhetstabellen. Slike opplysninger kan likevel behandles i leverandørenes nødvendige tekniske logger.

Kontrollspørsmålet genereres og signeres i nettsidens backend uten å kontakte en ekstern CAPTCHA-leverandør. Et signert kontrollspørsmål er gyldig i fem minutter og kan normalt bare brukes én gang.

04 / TJENESTELEVERANDØRER

Hvem kan behandle opplysningene?

Vi benytter følgende tjenester for å drifte nettsiden og behandle henvendelser:

• Base44 – drift av nettsiden, innlogging for administratorer og behandling av nødvendige tekniske forespørsler og sikkerhetslogger.
• SMTP2GO – formidling av e-post fra nettsidens skjemaer til post@tstromso.no, samt nødvendige leverings- og driftslogger. IT-leverandøren har opplyst at kontoen benytter EU som datalagringsregion.
• E-post- og IT-leverandører – mottak, lagring og behandling av e-post hos Transportsentralen og leverandører som yter autorisert teknisk bistand.
• PAPIRULV – teknisk utvikling og eventuelt autorisert vedlikehold av nettsiden. PAPIRULV er ikke mottaker av henvendelsene fra de ordinære skjemaene.

Google Fonts brukes til typografi og kan motta tekniske tilkoblingsopplysninger ved nedlasting av fonter. Google Maps lastes ikke før du trykker «Vis Google Maps» på kontaktsiden. Ved kartvisning eller når du åpner Facebook og andre eksterne lenker, gjelder også den eksterne tjenestens personvernpraksis.

Datalagringsregion: Transportsentralens IT-leverandør har bekreftet at SMTP2GO-oppsettet er knyttet til EU. Dette gjelder SMTP2GO og er ikke en generell bekreftelse på at alle underleverandører og nettsidetjenester lagrer eller behandler opplysninger bare i EU. Øvrige driftsleverandørers regioner og eventuelle overføringer utenfor EØS vurderes særskilt.

Avtaler med leverandører: Transportsentralen er behandlingsansvarlig og må sørge for nødvendige databehandleravtaler med leverandører som behandler personopplysninger på deres vegne, direkte eller gjennom den aktuelle leverandørkjeden. Hvilke avtaler som er inngått, følger virksomhetens leverandørforhold og er ikke dokumentert av denne erklæringen.

05 / LAGRING OG SLETTING

Hvor lenge beholdes opplysninger?

Innsendinger fra nettsiden lagres ikke som egne kopier i en skjemadatabase. Meldingene overføres til e-postsystemer, hvor korrespondansen oppbevares så lenge det er nødvendig for å besvare henvendelsen, følge opp et mulig kundeforhold eller oppfylle eventuelle lovpålagte oppbevaringskrav. Opplysninger som ikke lenger trengs skal slettes.

Sikkerhetsdatabasen bruker også en pseudonymisert identifikator for å hindre at samme kontrollspørsmål gjenbrukes. Den brukes til å kontrollere innsendinger i tidsvinduer på inntil ett døgn. En teknisk opprydding forsøker å fjerne sikkerhetshendelser eldre enn syv døgn ved senere vellykkede innsendinger. Dette er foreløpig ikke en garantert automatisk slettetid; en fast sletterutine skal være etablert før ordinær lansering.

SMTP2GO behandler leveringsinformasjon og kan ha ulike lagringstider for aktivitetslogger, avhengig av abonnement og kontoinnstillinger. Eventuell lagring av hele e-postmeldinger gjennom en egen arkivfunksjon avhenger også av om denne er aktivert. Den konkrete logg- og arkiveringskonfigurasjonen er foreløpig ikke bekreftet av IT-leverandøren. Base44 og e-postleverandørene kan i tillegg ha egne nødvendige drifts- og sikkerhetslogger.

06 / COOKIES OG LOKAL LAGRING

Informasjonskapsler og nettleserlagring

Nettsiden har foreløpig ikke egen Google Analytics, Meta Pixel eller andre annonserings- eller sporingsverktøy. Den bruker tekniske funksjoner for sikkerhet, skjemainnsending og administrasjon. Reglene om informasjonskapsler gjelder også lokal lagring i nettleseren.

De to navngitte lokale identifikatorene opprettes ved bruk av skjemaene og brukes ikke til markedsføring. De er nødvendige for å beskytte innsendingene og e-posttjenesten. Nettleser-ID-en fjernes ikke automatisk fra lokal lagring akkurat når 24 timer har gått, men verdien er ugyldig etter utløpet og fornyes ved neste skjemabruk. Du kan også fjerne den selv i nettleserens innstillinger.

Fordi vi ikke har lagt inn valgfrie analyse- eller markedsføringscookies, vises det ikke et generelt samtykkebanner på nåværende nettside. Skulle det innføres ikke-nødvendig lagring eller sporing, må dette vurderes og eventuelt samtykkestyres før aktivering. En siste kontroll av faktiske cookies fra Base44 og tredjepartstjenester gjennomføres før lansering.

Les mer om reglene for informasjonskapsler hos Nkom.

07 / DINE RETTIGHETER

Innsyn, retting og sletting

Du kan be om innsyn i personopplysninger vi behandler om deg, og be om retting eller sletting når vilkårene for dette er oppfylt. Du kan også ha rett til å protestere, kreve begrensning av behandling eller be om dataportabilitet. Hvilke rettigheter som gjelder, avhenger av det aktuelle behandlingsgrunnlaget.

Kontakt oss på post@tstromso.no dersom du har spørsmål eller ønsker å utøve rettighetene dine. Du har også rett til å klage til Datatilsynet.

Vi oppdaterer denne erklæringen når funksjoner, leverandører eller rutiner endres. Vesentlige endringer blir beskrevet på denne siden.